INTRODUÇÃO AO EXCEL *

Esta versão é de: 27 de março de 2002

Introdução. 

Conteúdos: 

• Iniciando 
• Criando e salvando um novo diretório 
• Copiando - relativo versus absoluto 
• Fazendo um gráfico 
• Tornando o Excel menos nervoso 
• Usando algumas funções 
• Imprimindo 
• Copiando o Excel no Word

Ok, você iniciou o seu computador e pressionou o ícone Excel no seu desktop (ou  talvez ele esteja não no seu desktop – talvez você chega nele pelo botão  ...). Você se defrontou com uma planilha eletrônica em branco, e você quer tarbalhar. Vamos escrever um modelo que descreva como os juros compostos acumulam o dinheiro. Aqui está o que você digitou:

Vá para a célula???. Nós queremos ter a fórmula “=B6*(1+B3)“ nesta célula. Nós sugerimos que você não digite esta fórmula. Ao invés disso coloque-a apontando para a célula correta. Aqui está o que você deve fazer:

• Coloque o cursor na célula B7. Digite “=”.

Agora aponte para a célula B6, a que contém 1000. Você pode apontar com o mouse (clicando quando você está sobre B6), ou você pode apontar com as teclas de seta.

• Agora digite uma estrela, a abertura de um parêntese, e um 1, e um +: “*(1+ “. Daí aponte para a célula B3 que contém os 12%:

• Finalmente, feche os parênteses digitando um “)”. Tecle [Entre].

Oops! Nós cometemos um pequeno erro. Nós queremos copiar a fórmula da célula B7 para as células restantes, mas esquecemos de tornar B3 absoluta – ela deveria ser $B$3 e não B3. Para fazer isto, nós editamos a fórmula na célula B7 e usamos a tecla F4: 

• Coloque o cursor sobre B7 e clique a tecla esquerda do mouse duas vezes. Isto abrirá a fórmula para edição.

• Mova o cursor para algum lugar sobre o B3 na fórmula (não importa onde). 

Aperte a tecla F4 e sua referência de célula será “dolarizada”.

• Agora aperte [Entre]. 

Para copiar a fórmula da célula, ponha o cursor na pequena caixa preta ao da mão direita e canto debaixo da célula B7. Aperte o botão esquerdo do mouse, e arraste para baixo até você chegar a célula B16: 

• Ao liberar o botão do mouse serão feitas cópias da fórmula da célula B7 para todas as outras células. 

 Note que cada fórmula de célula é:

Conteúdos da célula de cima * (1 + taxa de juros)

Salvando a planilha eletrônica 

Qual é o próximo passo? Nós sugerimos que você salve a planilha eletrônica [1] . Um lugar apropriado para salvar isto está naquele diretório Lixo que você vai criar agora mesmo. 

• Vá para Arquivos|Salvar 

• O Excel provavelmente sugerirá um diretório chamado Meus Documentos:

• Clique em Meus documentos, e então clique no botão “criar nova pasta” ou (“make a new directory”) que se parece com isto:

• Quando você clicar no ícone “criar nova pasta”, você obterá uma caixa de diálogo:

 Na caixa, digite “lixo”. O computador do autor sempre tem um diretório chamado “lixo” – é o diretório que contém todos os arquivos que você pode livrar-se deles sem pensar duas vezes (um arquivo chamado “lixo” no diretório “lixo” é um duplo mau-olhado, absolutamente inútil!). Agora você se encontra no subdiretório Lixo:

Digite algo inteligente na caixa chamado Nome de Arquivo. Chamaremos nossa planilha eletrônica de “porcaria”.

Agora você verá o nome da planilha eletrônica no canto superior à esquerda da folha:

Seu primeiro gráfico Excel 

Você vai querer um gráfico daquilo que está acima. Leve seu mouse, ponha na célula A6; aperte o botão esquerdo e mova até que você chegar à célula B16:

Agora vá para o ícone de gráficos na barra de ferramentas. Ele se parece com .  Clique neste ícone e escolha um tipo de gráfico. Nosso tipo de gráfico favorito (aquele um que é mais usado neste livro) é o XY (Scatter). Nós também gostamos do gráfico XY conectado, assim nós pressionamos sobre o Subtipo de gráfico     : 

Neste ponto podemos fazer algumas coisas em termos de formatação de gráfico, mas explicaremos isto para você depois no Capítulo????. Apenas pressione o botão Concluir no fim do Assistente de Gráficos, e você obterá um gráfico razoável: 

Este gráfico tem muitas características que nós não gostamos, mas todos elas podem ser fixadas (Capítulo??? novamente). Em vez de fixar coisas, rode a planilha – mude a taxa de juros e veja o que acontece:

Ajustes iniciais. 

Antes de você fazer uso intensivo do Excel, vale a pena mudar os ajustes iniciais para satisfazer as suas necessidades e preferências. Neste seção mostraremos nossas sugestões (elas são todas reversíveis). Vá para Ferramentas|Opções:

 Apertando [Entre] expõe o menu complicado seguinte:

 Torne o Excel menos nervoso

A instalação default do Excel faz o cursor abaixar uma célula cada tempo você pressiona [Entre]. 

Isto é bom para contadores que têm que entrar com muitos dados. Mas somos da área financeira, e nós cometemos muitos erros! Nós queremos ficar na célula que acabamos de entrar, assim nós podemos corrigi-los, e assim queremos tirar esta característica. 

Como? Aperte Ferramentas|Opções na barra de menu. Daí vá à aba Editar e desligue o Mova seleção depois de Entrar na caixa. No quadro abaixo, esta caixa ainda está clicada (isto é o default): 

O número de folhas na agenda de trabalho .

A instalação default para o Excel começa cada planilha eletrônica nova com 3 folhas. Isto significa que o fundo de sua tela se parece com isto:

Cada uma destas folhas pode ser programada e também nomeada separadamente (veja abaixo). Mas o fato que permanece é que a maioria dos usuários usa só uma folha por agenda de trabalho. Nós sugerimos que você mude os defaults de forma que o Excel começe uma nova agenda de trabalho com somente uma planilha eletrônica (você sempre pode somar mais). Para fazer isto, vá para Ferramentas|Opções e clique na aba Geral: 

No quadro acima nós podemos mudar o Número de planilhas na nova pasta para “1”. 

Nomeando uma folha

Para nomear uma folha, dê um duplo clique na aba de folha. Você pode agora digitar o nome que você quer para a folha: 

Adicionando mais folhas 

Para somar mais folhas, vá para Inserir|Planilhas 

Você também pode apagar uma folha (Editar|Excluir Planilha). Esta é uma ação irreversível, assim nós sugerimos que você salve a planilha antes de você fazer isto. 

Usando uma função

O Excel contém muitas funções. Nesta seção nós ilustramos algumas delas. Voltemos para a planilha eletrônica em Seção???. 

Na célula B18 calcularemos o valor médio das células B6:B16 (isto tem muito pouco significado econômico...). Aqui está o que fizemos:

• Na célula A18 nós digitamos “Média”. Isto é conhecido como “anotação na planilha eletrônica”. Em Português simples – dizemos o que estamos fazendo, pois senão esqueceríamos.   

• Em célula B18, nós digitamos =MÉDIA, e daí apertamos o sinal igual na barra de ferramentas:

Aqui está o que você deve ver – o Excel automaticamente identifica o intervalo a ser calculada a média. Se você gostou do que você viu, aperte [Entre]. 

Isto é com o que a planilha eletrônica se parece agora:

O suponha que você não queira calcular a média de todos os números, mas só aqueles dos anos 5-10. 

Há dois modos para fazer isto: 

• Você pode dar um duplo clique sobre a célula B18, e mudar a gama na fórmula para 

=MÉDIA(B11:B16). 

• Você pode clicar duas vezes B18, e re-clicar o sinal igual na barra de ferramentas. Isto reabre a caixa de diálogo. Agora clique o próximo para a ser calculada a média da gama corrente: 

Você pode agora indicar a gama (B11:B16) que você quer calcular a média. Um par de [Entra] dará a você o resultado. 

A prática faz perfeito 

Aqui estão algumas funções que funcionam exatamente igual à MÉDIA: 

• Soma 

Imprimindo

Você acabou de completar a primeiro planilha eletrônica bonita e você quer imprimir isto. Pressione Arquivo|Imprimir. Isto expõe a tela seguinte:

 Antes de imprimir, aperte a caixa de Visualizar:

Note que o gráfico está um pouco fora das extremidades. Aperte Propriedades e explore as várias abas:

Na aba de Página, escolha                                        ajustar tudo sobre uma folha. (Você pôde  também colocar isto em papel de Paisagem, usando o botão                   na mesma aba.) 

Na aba de Folha, você pode escolher imprimir a planilha eletrônica usando Gridlines e títulos de linhas e  colunas (estes são os ajustes que usamos para a maioria das planilhas eletrônicas neste livro).

Agora clique o OK para ver com o que a impressão se parecerá: 

Se isto serve para o seu propósito, pressione Print.

Copiando do Excel para o Microsoft Word 

A maioria de nós criará agendas de trabalhos do Excel e incluirá alguma coisa da produção em um documento do Microsoft  Word. Há alguns truques que são úteis para isso.

Abra um documento em branco no Word, e digite algum texto: 

Agora nós queremos pôr nos resultados de nosso “trabalho e suor”.  Nós vamos para a planilha eletrônica, marque as células que nós queremos incluir:

Pense durante um segundo aproximadamente como você quer que isto apareça. Se você está escrevendo um livro Excel como este, você quer que seus leitores vejam ambas as  linhas de grade e os títulos das linhas/células. Vá para o setup Arquivo|Página, e na aba de Folha  marque linhas de Grade e Linha e títulos de coluna: 

 (Se você fez isto para a impressão, elas já estão marcadas.) Clique o OK. 

Agora copie a seção marcada (usando Editar|Copiar ou [Ctrl]+C). 

Até agora você está no Excel. Agora volte atrás a seu documento Word, e vá onde 

você quer a seção marcada do  planilha Excel apareça. Não Cole! Ao invés disso vá a

Editar|Colar especial, e escolha o formato de Picture para colar:

Aqui está o resultado: 

Esta figura não pode ser editado no Word. Ela também não está ligada à planilha Excel (o qual significa que se você mudar coisas na planilha, você terá que colar na figura com os novos resultados). Ela produz um arquivo do Word compacto. 

Introduzindo uma ligação entre o Excel e o Word

Usando o mesmo procedimento como acima, mas clicando a caixa Editar|Colar como Hyperlink permite vincular o documento do Word à planilha Excel – mudanças no Excel serão agoras alteradas no Word. Esta é uma característica atraente, mas reduz a velocidade do computador e produz documentos maiores. 

Este autor não gosta de vincular o Excel ao Word: Eu gosto de poder executar as minhas planilhas eletrônicas sem que isto causem mudanças em meus documentos Word. Eu também gosto da compacidade produzida pelo não vínculo. Mas isto é uma questão de gosto!